Definisi Struktur dan Manajemen Koperasi

A. DEFINISI KOPERASI

     Penjelasan UUD 1945 menyatakan bahwa bangunan usaha yang sesuai dengan kepribadian bangsa indonesia adalah koperasi. Koperasi merupakan gerakan ekonomi rakyat yang dijalankan berdasarkan asas kekeluargaan. inti dari koperasi adalah kerja sama, yaitu kerja sama diantara anggota dan para pengurus dalam rangka mewujudkan kesejahteraan anggota dan masyarakat serta membangun tatanan perekonomian nasional. Sebagai gerakan ekonomi rakyat, koperasi bukan hanya milik orang kaya melainkan juga milik oleh seluruh rakyat Indonesia tanpa terkecuali.

Berikut ini adalah landasan koperasi Indonesia yang melandasi aktifitas koperasi di Indonesia.

    · Landasan Idiil ( pancasila )

    · Landasan Mental ( Setia kawan dan kesadaran diri sendiri )

    · Landasan Struktural dan gerak ( UUD 1945 Pasal 33 Ayat 1 )

Koperasi adalah juga gerakan yang terorganisasi yang didorong oleh cita – cita rakyat mencapai masyarakat yang maju, adil dan makmur seperti yang diamanatkan oleh UUD 1945 khususnya pasal 33 ayat (1) yang menyatakan bahwa :

“Perekonomian disusun sebagai usaha bersama berdasar atas asas kekeluargaan”. Dan “bangun perusahaan yang sesuai dengan itu ialah koperasi”. Karena dorongan cita – cita rakyat itu, undang – undang tentang perkoperasian No. 25 Tahun 1992 menyatakan bahwa koperasi selain badan usaha juga adalah gerakan ekonomi rakyat.

Beberapa definisi koperasi yang didapatkan dari berbagai sumber, sebagai berikut :

a. Definisi Koperasi Menurut ILO ( International Labour Organization )

    Definisi koperasi yang lebih detail dan berdampak internasional diberikan oleh ILO sebagai berikut :

“Cooperative defined as an association of persons usually of limited means, who have voluntarily joined together to achieve a common economic end thorough the formation of a democratically controlled business organization, making equitable contribution to the capital required and accepting a fair share of risk and benefits of undertaking”.

Dalam definisi ILO tersebut, terdapat 6 elemen yang dikandung koperasi sebagai berikut :

•     · Koperasi adalah perkumpulan orang – orang ( Association of persons ).
•     · Penggabungan orang – orang tersebut berdasar kesukarelaan ( Voluntarily joined together ).
•     · Terdapat tujuan ekonomi yang ingin dicapai ( to achieve a common economic end ).
•     · Koperasi yang dibentuk adalah satu organisasi bisnis ( badan usaha ) yang diawasi dan dikendalikan secara demokratis ( formation of a democratically controlled business organization )
•     · Terdapat kontribusi yang adil terhadap modal yang dibutuhkan ( making equitable contribution to the capital required )
•     · Anggota koperasi menerima resiko dan manfaat secara seimbang ( Accepting a fair share of the risk and benefits of the undertaking ).

b. Definisi Koperasi Menurut Chaniago

    Drs. Arifinal Chaniago (1984) dalam bukunya Perkoperasian Indonesia memberikan definisi, “Koperasi adalah suatu perkumpulan yang beranggotakan orang – orang atau badan hukum yang memberikan kebebasan masuk dan keluar sebagai anggota dengan bekerja sama secara kekeluargaan menjalankan usaha untuk mempertinggi kesejahteraan jasmaniah para anggotanya”.

c. Definisi Koperasi Menurut Hatta

    Menurut Hatta, untuk disebut koperasi, sesuatu organisasi itu setidak – tidaknya harus melaksanakan 4 asas. Asas – asas tersebut adalah :

• 1. Tidak Boleh dijual dan dikedaikan barang – barang palsu
• 2. harga barang harus sama dengan harga pasar setempat
• 3. Ukuran harus benar dan dijamin
• 4. Jual beli dengan Tunai. Kredit dilarang karena menggerakan hati orang untuk membeli diluar kemampuannya.

d. Definisi Koperasi Menurut Munkner

    Munkner mendefinisikan koperasi sebagai organisasi tolong – menolong yang menjalankan “urusniaga” secara kumpulan, yang berazaskan konsep tolong – menolong. Aktivitas dalam urusniaga semata – mata bertujuan ekonomi, bukan social seperti yang dikandung gotong – royong.

e. Definisi Koperasi Menurut Undang – Undang No. 25 Tahun 1992

    Undang – undang No. 25 tahun 1992, memberikan definisi “Koperasi adalah badan usaha yang beranggotakan orang – orang atau badan hukum koperasi yang melandaskan kegiatannya berdasarkan prinsip koperasi sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyat yang berdasar atas asas kekeluargaan”.

Berdasarkan batasan koperasi, koperasi Indonesia mengandung 5 unsur sebagai berikut :

•     · Koperasi adalah badan usaha ( Business Enterprise )
•     · Koperasi adalah kumpulan orang – orang dan atau badan – badan hokum koperasi
•     · Koperasi Indonesia adalah koperasi yang bekerja berdasarkan “prinsip – prinsip koperasi”
•     · Koperasi Indonesia adalah “Gerakan Ekonomi Rakyat”.
•     · Koperasi Indonesia “berazaskan kekeluargaan”

f. Definisi Koperasi Menurut Dr. Fay

   Dr. Fay pada tahun 1908 memberikan definisi, “Koperasi adalah suatu perserikatan dngan tujuan berusaha bersama yang terdiri atas mereka yang lemah dan diusahakan selalu dengan semangat tidak memikirkan diri sendiri sedemikian rupa, sehingga masing – masing sanggup menjalankan kewajibannya sebagai anggota dan mendapat imbalan sebanding dengan kesempatan mereka terhadap organisasi”.

g.Definisi Koperasi Menurut Calvert

   Calvert dalam bukunya The Law and Principles Of Cooperation memberikan definisi, “Koperasi adalah organisasi orang – orang yang hasratnya dilakukan secara sukarela sebagai manusia atas dasar kesatuan untuk mencapai tujuan masing – masing”.

h. Definisi Koperasi Menurut ICA ( International Cooperation Allience )

    ICA dalam bukunya “The Cooperative Principles” karangan P.E. Weraman memberikan definisi sebagai berikut, “ Koperasi adalah kumpulan orang – orang atau badan hokum yang bertujuan untuk perbaikan social ekonomi anggotanya dengan memenuhi kebutuhan anggotanya dengan jalan saling membantu antara satu dengan yang lainnya dengan cara membatasi keuntungan, usaha tersebut harus didasarkan atas prinsip – prinsip koperasi”.

i. Definisi Koperasi Menurut Prof. Marvin, A. Schaars.

    Prof.Marvin, A. Schaars, seorang guru besar dari University Of Wisconsin, Madison USA, memberikan definisi “A Coorperative is a business voluntary owned and controlled by is member patrons, and operated for them and by them an a non profit or cost basis”. Yang artinya, “Koperasi adalah suatu badan usaha yang secara suka rela dimiliki dan dikendalikan oleh anggota yang adalah juga pelanggannya dan dioperasikan oleh mereka dan untuk mereka atas dasar nirlaba atau atas dasar biaya”.

j. Definisi Koperasi Menurut Undang – undang Koperasi India

   Undang – undang Koperasi India tahun 1904 yang diperbaharui pada tahun 1912 memberikan definisi, “Koperasi adalah organisasi masyarakat atau kumpulan orang – orang yang bertujuan untuk meningkatkan pendapatan atau mengusahakan kebutuhan ekonomi para anggotanya sesuai dengan prinsip – prinsip koperasi”.

B. STRUKTUR KOPERASI

    Pengorganisasian menghasilkan suatu pola tugas dan tanggung jawab yang terdiri atas unit-unit yang terintegrasi melalui hubungan antar bagian koperasi. Hasil pengorganisasian adalah terjadinya kerja sama antarindividu, antarkelompok, atau antarbagian. Struktur organisasi koperasi dapat dibentuk dari segi internal dan eksternal organisasi.

Struktur Internal organisasi koperasi

Struktur internal organisasi koperasi melibatkan perangkat organisasi di dalam organisasi itu sendiri. Perangkat organisasi koperasi adalah rapat anggota, pengurus, pengawas, dan pengelola. Di anatara rapat anggota, penggurus, dan pengelola terjalin hubungan perintah dan tanggung jawab. Sedangkan pengawas hanya memiliki hubungan satu arah, yaitu bertanggung jawab terhadap rapat anggota, tanpa memberikan perintah pada pengakat organisasi lainnya

untuk lebih jelasnya perhatikan gambar dibawah ini :

Struktur Organisasi Koperasi

•     Anggota : setiap orang yang terdaftar sebagai peserta pemilik koperasi sesuai dengan persyaratan dalam anggaran dasar.
•     Rapat Anggota : pemegang  kekuasan tertinggi dalam organisasi koperasi.
•     Pengurus : melaksanakan keputusan keputusan yang ditetapkan oleh rapat anggota untuk menggerakkan roda organisasi dalam merealisasikan tujuan yang ditetapkan.
•     Pengawas : bertugas melaksanakan pengawasan atas pekerjaan pengawasannya.
•     Pengelola : pelaksana harian kegiatan koperasi yang diangkat oleh pengurus koperasi atas persetujuan rapat anggota.

Struktur eksternal organisasi koperasi

Struktur eksternal organisasi koperasi berhubungan dengan adanya penggabungan koperasi sejenis pada suatu wilayah tertentu. Penggabungan itu dibutuhkan untuk pembinaan, pelatihan, kemudian mendapat modal, dan kebutuhan kemudahan lainnya. Berkaitan dengan itu, adanya koperasi induk, koperasi gabungan, koperasi pusat, dan koperasi primer. Bagan struktur eksternal organisasi koperasi dapat dilihat pada berikut.

Struktur eksternal organisasi koperasi

    Koperasi induk : gabungan dari paling sedikit 3 koperasi gabungan yang berkedudukan di ibukota Negara.

    Koperasi gabungan : gabungan dari paling sedikit 3 koperasi pusat dan berkedudukan di ibukota provinsi.

    Koperasi pusat : gabungan dari paling sedikit 4 koperasi primer dan berkedudukan di ibokota kabupaten.

    Koperasi primer : koperasi yang merupakan perkumpulan dari paling sedikit 20 orang yang bergabung dengan tujuan yang sama.

C. MANAJEMEN KOPERASI

PENGERTIAN  DEFINISI MANAJEMEN

“Ilmu Manajemen adalah suatu ilmu yang mempelajari bagaimana cara mencapai tujuan dengan efektif dan efisien dengan menggunakan bantuan / melalui orang lain”.

Yang dimaksud orang lain disini mempunyai arti yang sangat luas, karena dapat berupa bantuan dalam ujud pikiran, tenaga dan dapat pula intuisinya.

Menurut G. Terry, mendefinisikan bahwa :

“Manajemen adalah suatu proses tertentu yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan penggunaan suatu ilmu dan seni yang bersama-sama menyelesaikan tugas untuk mencapai tujuan”.

PENGERTIAN KOPERASI

Menurut UU No. 25/1992, Koperasi didefinisikan sebagai:

“Badan usaha yang beranggotakan orang seorang, atau Badan Hukum Koperasi, dengan melandaskan kegiatannya berdasarkan prinsip-prinsip Koperasi sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyat yang berdasarkan azas kekeluargaan”.

Moh. Hatta, mendefinisikan bahwa :

“Koperasi adalah usaha bersama untuk memperbaiki nasib penghidupan ekonomi berdasarkan tolong menolong”.

Dengan demikian Manajemen Koperasi dapat diartikan sebagai suatu proses untuk mencapai tujuan melalui usaha bersama berdasarkan azas kekeluargaan.

Untuk mencapai tujuan Koperasi, perlu diperhatikan adanya sistim Manajemen yang baik, agar tujuannya berhasil, yaitu dengan diterapkannya fungsi-fungsi Manajemen.

Fungsi-fungsi Manajemen menurut G Terry :

a. Planning (Perencanaan)

b. Organizing (Pengorganisasian)

c. Actuating (Penggerakan untuk bekerja)

d. Controlling (Pengawasan/Pengendalian)

PEMBAHASAN

A. PERENCANAAN (PLANNING)

Pengertian dan Arti penting

“Perencanaan” adalah menetapkan suatu cara untuk bertindak sebelum tindakan itu sendiri dilaksanakan.

Dengan kata lain bahwa dalam perencanaan hendaknya orang harus berfikir dahulu tentang apa yang akan dilakukan, bagaimana cara melakukannya serta tanggung jawab terhadap kegiatan tersebut. Oleh karena itu perencanaan sangat penting bagi organisasi dalam rangka mencapai tujuannya.

Syarat – Syarat Perencanaan yang baik

a) Berdasarkan pada alternative

Agar dapat menetapkan perencanaan yang baik maka sebelumnya agar disusun berbagai alternative, misalnya untung dan rugi kelebihan dan kekurangannya, kendala dan dukungannya, sehingga dapat menentukan perencanaan yang paling baik.

b) Harus realistis

Bila perencanaan tidak realistis, mungkin baik diatas kertas saja akan tetapi tidak dapat dilaksanakan dalam prakteknya.

Misalnya : keterbatasan dalam teknologi, keterbatasan sumber dana, tenaga kerja, dsb.

c) Harus ekonomis

Disamping keterbatasan diatas, juga harus mempertimbangkan tingkat ekonomis dalam suatu rencana. Hindarkan faktor pemborosan, biaya, waktu, tempat, dsb.

d) Harus luwes (fleksibel)

Dalam hal ini perencanaan harus fleksibel, artinya setiap saat dapat dievaluir sesuai dengan perkembangan organisasi, situasi dan kondisi pada waktu tersebut. Pada dasarnya perencanaan itu disusun berdasarkan hasil penelitian sebelumnya, namun dalam prakteknya sering terjadi berbagai penyimpangan yang tidak dapat dihindarkan.

e) Didasari partisipasi

Dalam pembuatan perencanaan hendaknya dapat diikutkan berbagai pihak untuk memperoleh masukan (input) agar lebih sempurna. Dengan adanya partisipasi, perusahaan akan memperoleh manfaat ganda, karena disamping rencana menjadi lebih baik, juga dapat menambah semangat kerja para karyawan (karena merasa ).

Manfaat Perencanaan bagi Organisasi

a) Sebagai alat pengawasan dan pengendalian kegiatan

b) Untuk memilih dan menetapkan skala prioritas

c) Untuk mengarahkan dan menuntun pelaksanaan kegiatan

d) Untuk mengurangi dan menghadapi ketidakpastian (uncertainly)

e) Mendorong tercapainya tujuan, misalnya kesejahteraan anggota, memperluas usaha dsb

Untuk Perencanaan bagi Organisasi

a) Falsafah                     f) Program

b) Kebijakan                  g) Aturan

c) Tujuan                        h) Jadwal

d) Strategi                       i) Anggaran

e) Prosedur                    j) Taktik, dll

Tahap-tahap Penyusunan Perencanaan

a) Menetapkan dan merumuskan tujuan

b) Melakukan analisis kesempatan/swot

c) Melakukan analisis sumber daya

d) Identifikasi dan Pengembangan alternative

e) Implementasi strategi

f) Pelaksanaan keputusan

Perencanaan Strategis (Strategic Planning)

Perencanaan strategis adalah suatu proses perencanaan jangka panjang yang disusun untuk mencapai tujuan Organisasi.

a)   Sifat-sifat Perencanaan Strategis :

      (1) Menyangkut kurun waktu yang panjang/lama

      (2) Menyangkut persoalan yang mendasar

      (3) Memberikan kerangka dasar dalam pengambilan keputusan

      (4) Sebagai alat pemersatu dalam pengambilan keputusan

      (5) Umumnya digunakan oleh Manajer puncak

b)   Faktor-faktor yang mempengaruhi pentingnya perencanaan strategis

      (1) Adanya peningkatan dan perubahan teknologi;

      (2) Semakin rumit dan kompleks tugas manajerial

      (3) Makin panjang waktu dan dampak dimasa depatn,

      (4) Makin rumitnya lingkungan luar

B. PENGORGANISASIAN (ORGANIZING)

Pengertian Organisasi

“Organisasi adalah sekelompok manusia yang bekerjasama, dimana kerjasama tersebut dicanangkan dalam bentuk struktur organisasi atau gambaran skematis tentang hubungan kerja dalam rangka mencapai tujuan tertentu”

DWIGHT WALDO, mendefinisikan bahwa:

“Organisasi adalah struktur hubungan antar manusia berdasarkan wewenang dan kelanggengan dalam sebuah system administrasi”

Azas-azas Organisasi

Azas-azas organisasi adalah merupakan pedoman yang sejauh mungkin hendaknya dilaksanakan agar diperoleh struktur organisasi yang baik dan aktivitas organisasi dapat berjalan lancar

Adapun urutannya adalah :

1.   Perumusan tujuan jelas ;

Rumusan tujuan yang jelas untuk memudahkan penetapan haluan organisasi, pemilihan bentuk, pembentukan struktur, kebutuhan pejabat, kecakapan daya kreasi dari para anggota organisasi.

Gregor, mengatakan :

Tujuan yang jelas adalah yang efektif menambah semangat semua anggota untuk bekerja kearah tujuan yang sama

2.   Pembagian Tugas;

Azas ini dapat diartikan sebagai :

a)   Perincian serta pengelompokan aktivitas yang semacam atau erat hubungannya satu sama lain dalam satuan organisasi.
b)   Perincian serta pengelompokan yang erat hubungannya satu dengan yang lain, untuk dilakukan oleh pejabat tertentu

3.   Koordinasi

Koordinasi adalah suatu azas yang menyatakan bahwa dalam suatu organisasi haru ada keselarasan aktivitas diantara satuan-satuan organisasi.

Adapun manfaat koordinasi adalah :

• a)   Menghindarkan konflik
• b)   Menghindarkan rebutan fasilitas
• c)   Menghindarkan pekerjaan yang tumpang tindih
• d)   Menjamin kesatuan sikap
• e)   Menjamin kesatuan pelaksanaan, dll

Koordinasi dapat dilakukan dengan cara :

• a)   Pertemuan informal
• b)   Pertemuan resmi
• c)   Mengangkat koordinasi
• d)   Menggunakan buku pedoman, dsb

4.   Pelimpahan wewenang

Wewenang adalah hak seseorang pejabat untuk mengambil tindakan yang diperlukan agar tugas dan tanggung jawab dapat dilaksanakan dengan baik. Sedangkan pelimpahan adalah penyerahan.

5.   Rentangan Kontrol (Rentang kendali);

Rentangan control adalah jumlah terbanyak bawahan langsung yang dapat dipimpin dengan baik oleh seorang atasan.

Sedangkan bawahan langsung adalah merupakan sejumlah pejabat yang langsung dibawah seorang atasan.

Yang perlu diperhatikan dalam rentang kendali adalah : Bahwa seseorang atasan tidak mungkin dapat memimpin bawahan sebanyak-banyaknya, karena kemampuan seseorang itu terbatas. Makin banyak bawahan, beban pimpinan makin berat, sehingga harus diperhatikan tidak hanya orang-orangnya saja tetapi hubungannya.

6.   Jenjang organisasi :

Jenjang organisasi adalah tingkat-tingkat satuan organisasi yang didalamnya terdapat pejabat, tugas serta wewenang tertentu menurut kedudukannya dari atas sampai bawah dalam suatu fungsi.

Inti jenjang organisasi menurut CAROLL L. SHARTLE, adalah “perbedaan antara peranan atasan dan bawahan”

7.   Kesatuan Perintah :

Kesatuan perintah berarti bahwa tiap-tiap pejabat dalam organisasi hendaknya hanya dapat diperintah dan bertanggungjawab kepada seorang atasan tertentu.

8.  Fleksibilitas :

Struktur organisasi harus sudah dirubah untuk disesuaikan dengan perubahan-perubahan yang terjadi tanpa mengurangi kelancaran aktivitas yang sedang berjalan. Tetapi kalau dirubah justru menghambat kelancaran aktivitas, maka ini bukan fleksibilitas

Misalnya :

1. -      Perubahan tujuan
2. -      Penambahan tujuan
3. -      Perluasan aktivitas
4. -      Penambahan beban kerja dll

C.   ACTUATING (PENGGERAKAN UNTUK BEKERJA)

Koperasi hakekatnya dibangun untuk memberdayakan masyarakat dari kesulitan, kekurangan, kelemahan dan kemiskinan. Misi ini sangat erat kaitannya dengan pola pengaturan kelembagaan dari masyarakat itu (komunitas anggota koperasi) sendiri membangun kesejahteraan secara bersama-sama (goal). Untuk mencapai tujuan koperasi tersebut maka koperasi harus menunjukkan jatidirinya yang mandiri.

Kemanfaatan bagi anggota dari Usaha Koperasi

Keuntungan Ekonomis :

- Peningkatan skala usaha (menjual dan membeli)

- Pemasaran (menampung hasil produksi)

- Pengadaan barang dan jasa (menyediakan untuk anggota)

- Fasilitas kredit (memberi kemudahan kepada anggota)

- Pembagian SHU (berdasar transaksi dan partisipasi anggota)

Keuntungan Sosial :

- Keuntungan kelompok (kepentigan banyak orang)

- Pendidikan dan pelatihan (meningkatkan pengetahuan, kesadaran  dan keterampilan) serta Kaderisasi yang berkesinambungan.

- Program sosial lainnya (kesetiakawanan antar anggota)

Sesuai dengan pengertian dan jatidiri serta nilai-nilai koperasi tersebut diatas maka keberhasilan koperasi dalam melaksanakan perannya antara lain ditujukan  :

Pertama, membangun dan meningkatkan peran dan partisipasi anggota.

Anggota Koperasi sebagai modal utama dari koperasi, maju atau mundurnya kinerja koperasi akan ditentukan oleh peran aktif anggota baik sebagai pemodal (pemilik), nasabah (konsumen)  serta sebagai penerima manfaat  atau dengan kata lain Anggota adalah Raja. Ini adalah realita dalam perkoperasian karena anggota sebagai pemilik koperasi memberikan makna bahwa anggota memiliki hak penuh menentukan diterima atau disetujuinya perencanaan usaha yang diajukan oleh Pengurus dan Pengawas dalam forum Rapat Anggota. Sikap loyal anggota karena memiliki koperasi dapat ditumbuhkan melalui  kegiatan perencanaan usaha koperasi sejak awal, program kegiatan pendidikan dan pelatihan untuk anggota yang terpola dan berkesinambungan. Hal ini selain membuka cakrawala wawasan  bagi anggota koperasi  juga membangun watak koperasi (budaya) dari anggotanya.

Kedua, membangun kemampuan Pengelola dan kaderisasi.

Pengelola atau pengurus koperasi  (termasuk juga jajaran struktural dibawahnya) harus memiliki kemampuan kepemimpinan, kewirausahaan, professional  serta terutama memiliki kejujuran. Pengurus dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya mampu menghasilkan pelayanan yang dapat memberikan manfaat kepada anggotanya (baik aspek manfaat fisik, ekonomi maupun manfaat psikologis).

Manajemen koperasi difokuskan menjadi manajemen yang efisien dan efektif, dan memiliki nilai-nilai manajemen sesuai jati diri koperasi, serta memiliki Pedoman Pengelolaan Organisasi dan Bisnis  Koperasi atau System Operating & Prosedure.

Ketiga, memiliki kesehatan keuangan.

Keberhasilan dan kegagalan koperasi dapat dilihat sehat atau tidaknya keuangan koperasi, tingkat kesehatan keuangan koperasi mencerminkan juga kesehatan usaha, organisasi, manajemen serta sehatnya kualitas pelayanannya kepada anggota.

Keadaan keuangan dilaporkan secara berkala sesuai kaidah-kaidah akuntansi, terbuka dan bertanggung jawab. Untuk itu peran aktif  Pengurus membangun koordinasi pengawasan (internal) dengan  Badan Pengawas Koperasi harus menganut system pengawasan atau pendeteksian dini (early warning system), mengkoreksi dan memperbaiki sedini mungkin masalah keuangan koperasi sebelum kerugian menjadi beban yang harus dipikul oleh anggota karena kesalahan prosedural (mismanagement) oleh pengelola.

Keempat, membangun kemitraan antar koperasi dan kemitraan koperasi dengan pihak Badan Usaha lain.

Menghadapi  trend bisnis  (era pasar bebas) dan kemajuan teknologi yang semakin pesat, koperasi sejak dini sudah harus melakukan penyesuaian dan antisipasi pengembangan usahanya dengan melakukan kerjasama  antar koperasi (membangun sinergi) untuk memiliki bargening position dengan mengutamakan kekuatan pasar (captive market) anggotanya;  karena Keberhasilan hanya dapat diraih secara bersama untuk Kepentingan yang sama, saat ini momentum untuk mewujudnyatakan kekuatan yang dimiliki koperasi  melalui kerjasama kemitraan.

Mendorong koperasi juga menjalin kerjasama kemitraan dengan pihak lain, seperti Badan Usaha milik Negara/Daerah, swasta dalam negeri maupun swasta asing, perlu dilaksanakan secara sungguh-sungguh, agar koperasi dapat dan mampu memasuki perdagangan international, maupun dapat secara bersama-sama membangun jejaring usaha.

D. PENGAWASAN (CONTROLLING)

1)  Pengertian dan arti pentingnya;

“Pengawasan adalah merupakan tindakan atas proses kegiatan untuk mengetahui hasil pelaksanaan, kesalahan, kegagalan, kemudian dilakukan perbaikan dan mencegah terulangnya kembali kesalahan tersebut”.

H. Koontz dan CO Donnel, mengatakan bahwa :

“Perencanaan dan Pengawasan ibarat kedua sisi dari mata uang yang sama (planning and controlling are the two sides of the same coin)”

2)  Fungsi Pengawasan;

Melihat dari sasaran pengawasan, maka fungsi pengawasan adalah :

1. Mencegah terjadinya berbagai penyimpangan atau kesalahan.

2. Memperbaiki berbagai penyimpangan atau kesalahan yang terjadi;

3. Untuk mendinamisir organisasi/koperasi serta segenap kegiatan manajemen lainnya;

4. Untuk mempertebal rasa tanggung jawab;

3)  Prinsip-prinsip Dasar Pengawasan ;

1. Adanya perencanaan tertentu dalam Pengawasan;

2. Adanya pemberian instruksi/perintah dan wewenang;

3. Dapat merefleksikan berbagai sifat dan kebutuhan dari berbagai kegiatan yang diawasi;

4. Pengawasan harus bersifat fleksibel;

5. Dapat merefleksikan pola organisasi

4)  Macam-macam Pengawasan;

Pengawasan dapat dibedakan dari berbagai sudut pandang, antara lain:

1. Dari subyek yang mengawasi :

- Pengawasan internal dan eksternal;

- Pengawasan langsung dan tidak langsung;

- Pengawasan formal dan informal;

- Pengawasan manajerial dan staf

2. Dari sudut obyek yang diawasi :

- Material dan produk jadi, yang sasarannya:

  a) Kualitas produk/material dengan standar kualitas

  b) Kuanantitas produk/material dengan standar kuantitas

- Keuangan dan biaya, yang sasarannya:

  a) Anggaran dan pelaksanaannya

  b) Biaya-biaya yang dikeluarkannya

  c) Pendapatan/penerimaan dalam bentuk uang

- Waktu/time, sasarannya adalah :

  a) Penggunaan waktu

  b) Pemberian waktu/timing

  c) Kecepatan atau speed

- Personalian, sasarannya :

  a) Tingkat kejujuran

  b) Kesetiaan/loyalitas

  c) Kerajinan dengan absensi

  d) Tingkah laku dan kesetiakawanan

5)  Waktu Pengawasan :

1. Pengawasan preventif, dilakukan sebelum terjadinya penyimpangan

2. Pengawasan represif, dilakukan setelah terjadinya penyimpangan

6)  Sifat Pengawasan :

1. Inspektif, yaitu melakukan pemeriksaan setempat (on the spot), untuk mengetahui sendiri keadaan yang sebenarnya

2. Komporatif, yaitu membandingkan antara hasil dengan rencana yang ada.

3. Verifikatif, yaitu pemeriksaan yang dilakukan oleh staf, terutama pada bidang keuangan dan atau material.

4. Investigatif, yaitu melakukan penyelidikan untuk mengetahui terjadinya penyelewengan yang tersembunyi.

7)  Prosedur Pengawasan :

Langkah-langkah yang ditempuh meliputi :

1. Menetapkan rencana pengawasan;

2. Melaksanakan pengawasan;

3. Melakukan penilaian/evaluasi

8)  Teknik-teknik Pengawasan :

Agar dapat melakukan pengawasan efektif dan efisien, perlu teknik pengawasan sebagai berikut :

1. Pengawasan yang menitik beratkan pada hal-hal yang menyolok (control by exeption)

2. Pengawasan yang menitik beratkan pada pengeluaran

3. Pengawasan yang menitik beratkan pada orang-orang yang dipercaya (control through key person)

4. Pengawasan dengan menjalankan suatu rangkaian pemeriksaan/verifikasi/audit secara sistematis (control through audits)

IMPLEMENTASI FUNGSI MANAJEMEN KOPERASI

A.   Bagi Pengurus, Pengawas dan Penasehat

a)  Perangkat Organisasi

Perangkat organisasi koperasi ada (3) bagian :

1. Rapat Anggota

2. Pengurus

3. Pengawas

Ad. 1) Rapat Anggota

Tugas dan wewenang Rapat Anggota :

• -  Membahas dan mengesahkan pertanggung jawaban Pengurus dan Pengawas untuk tahun buku yang bersangkutan.
• -  Membahas dan mengesahkan Rencana Kerja dan RAPB tahun buku berikutnya.
• -  Membahas dan menetapkan AD, ART dan atau Pembubaran Koperasi.
• -  Memilih dan memberhentikan Pengurus dan Pengawas.
• -  Menetapkan Pembagian Sisa Hasil Usaha (SHU).

Ad. 2) Pengurus

Jumlah Pengurus sekurang-kurangnya tiga orang yang terdiri dari :

• -      Unsur Ketua
• -      Unsur Sekretaris
• -      Unsur Bendahara

Tugas, fungsi, wewenang dan tanggungjawab Pengurus:

1) Secara Kolektif Pengurus bertugas :

• -      Memimpin organisasi dan kegiatan usaha
• -      Membina dan membimbing anggota
• -      Memelihara kekayaan koperasi
• -      Menyelenggarakan rapat anggota
• -      Mengajukan rencana RK dan RAPB
• -      Mengajukan laporan keuangan dan pertanggung jawaban kegiatan
• -      Menyelenggarakan pembukuan keuangan secara tertib
• -      Memelihara buku daftar anggota, daftar pengurus dan buku daftar pengawas.

Pengurus  berfungsi sebagai : Perencana, Personifikasi Badan Hukum Koperasi, Kesatuan Pimpinan, Penyedia sumberdaya dan pengendali koperasi.

Pengurus berwenang dalam :

• -      Mewakili koperasi didalam dan diluar pengadilan,
• -      Memutuskan penerimaan, penolakan dan pemberhentian anggota sementara, sesuai dengan AD,
• -      Mengangkat dan memberhentikan Pengelola dan karyawan Koperasi,
• -      Melakukan tindakan dan upaya bagi kepentingan anggota sesuai dengan tanggungjawabnya.

Pengurus bertanggungjawab kepada Rapat Anggota mengenai pelaksanaan tugas kepengurusannya setiap tahun buku yang disakikan dalam Laporan Pertanggungjawaban tahunan.

2) Secara Perorangan :

a)  Ketua :

-      Bertugas mengkoordinasikan kegiatan seluruh anggota pengurus dan menangani tugas pengurus yang berhalangan, memimpin rapat dan mewakili koperasi didalam dan diluar pengadilan,

-      Berfungsi sebagai pengurus, selaku pimpinan,

-      Berwenang melakukan segala kegiatan sesuai dengan keputusan Rapat Anggota, Rapat Gabungan dan Rapat Pengurus dalam mengambil keputusan tentang hal-hal yang prinsip, serta menandatangani surat-surat bersama Sekretaris, serta surat-surat berharga bersama Bendahara,,

-      Bertanggungjawab pada Rapat Anggota

b)  Sekretaris :

-      Bertugas melakukan pembinaan dan pengembangan dibidang kesekretariatan, keanggotaan dan pendidikan.

-      Berfungsi sebagai Pengurus selaku Sekretaris.

-      Berwenang menentukan kebijaksanaan dan melakukan segala perbuatan yang berhubungan dengan bidangnya sesuai keputusan rapat pengurus, serta menandatangani surat bersama unsur Ketua.

c)   Bendahara :

-      Bertugas mengelolan keuangan (menerima, menyimpan dan melakukan pembayaran), membina administrasi keuangan dan pembukuan.

-      Berfungsi sebagai Pengurus, selaku Bendhara.

-      Berwenang menentukan kebijakan dan melakukan segala perbuatan yang berhubungan dengan bidangnya, serta menandatangani surat-surat berharga bersama unsur Ketua.

-      Bertanggungjawab kepada rapat pengurus lengkap melalui ketua.

Ad. 3) Pengawas

a)    Jumlah Pengawas sekurang-kurangnya tiga orang atau sesuai dengan AD Koperasi.

b)    Unsur Pengawas terdiri dari :

-      Ketua merangkap anggota,

-      Sekretaris merangkap anggota dan

-      Anggota

Tugas, fungsi, wewenang dan tanggungjawab pengawas :

(a)        Secara Kolektif

-      Bertugas melakukan Pengawasan dan Pemeriksaan sekurang-kurangnya tiga bulan sekali atas tata kehidupan Koperasi yang meliputi Organisasi, Manajemen, Usaha, Keuangan, Pembukuan dan kebijaksanaan Pengurus.

-      Pengawas berfungsi sebagai Pengawas dan Pemeriksa.

-      Berwenang melakukan pemeriksaan tentang catatan dan atau harta kekayaan koperasi.

-      Bertanggungjawab kepada Rapat Anggota.

B.   Dasar-dasar Kegiatan Pengurus dan Pengawas

a)   Dalam melaksanakan kegiatan, berpedoman pada:

• 1. Undang –Undang No. 25 tahun 1992,
• 2. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga,
• 3. Keputusan Rapat Anggota,
• 4. Keputusan Rapat Pengurus dan Rapat Gabungan.

b)   Pelaksanaan kegiatan dilaksanakan secara kolektif berdasarkan azas kekeluargaam dan masing-masing melaksanakan tugas dengan disiplin, inisiatif, kreatif sesuai dengan pembagian tugas yang ditetapkan.

c)   Pengurus dan Pengawas bekerja secara terbutka.

d)   Pengurus adalah menyusun kebijaksanaan untuk dilaksanakan oleh Pengelola (manajer) sesuai dengan perjanjian kerja yang telah ditentukan.

e)   Pengawas melaksanakan pengawasan atas pelaksanaan kebijaksanaan Pengurus sesuai dengan Keputusan Rapat Anggota.

f)    Pertanggungjawaban Pengurus maupun Pengawas disajikan tertulis.

g)   Pertanggungjawaban Pengurus maupun Pengawas secara perorangan yang telah diterima, baik dalam Rapat Pengurus maupun Rapat Pengawas menjadi tanggungjawab Pengurus atau pengawas.

C.   Badan Penasehat

Tugas dan fungsi Badan Penasehat :

• 1. Bertugas memberikan pertimbangan dan nasehat baik diminta maupun tidak diminta untuk kepentingan dan kemajuan Koperasi,
• 2. Berfungsi sebagai penasehat,
• 3. Dapat menghadiri Rapat Anggota, Rapat Gabungan dan Rapat Pengurus.

3.   FUNGSI MANAJEMEN BAGI PENGELOLA (MANAJER)

a.   Manajer ;

Manajer adalah seorang tenaga profesional yang memiliki kemampuan sebagai pemimpin tingkat pengelola, yang diangkat dan diberhentikan oleh Pengurus setelah dikonsultasikan dengan Pengawas.

b.   Tugas, fungsi dan tanggung jawab Manajer ;

1)   Tugas manajer adalah mengkoordinasikan seluruh kegiatan usaha, administrasi, organisasi dan ketatalaksanaan serta memberikan pelayanan administratif kepada Pengurus dan Pengawas,

2)   Untuk melaksanakan tugas tersebut, manajer berfungsi :

(a)     Sebagai pemimpin tingkat pengelola,

(b)     Merencanakan kegiatan usaha, kepegawaian dan keuangan,

(c)     Mengkoordinasikan kegiatan kepala-kepala unit usaha, kepala sekretariat dan kepala keuangan dalam upaya mengatur, membina baik yang bersifat tehnis maupun administratif

3)   Berwenang mengambil langkah tindak lanjut atas kebijaksanaan yang telah ditetapkan oleh Pengurus

4)   Bertanggungjawab kepada Pengurus melalui Ketua.

c. Tata Kerja Manajer

1) Hubungan Kerja Manajer :

• a) Secara vertikal, Manajer mengadakan hubungan kerja keatas dengan Pengurus, Pengawas untuk mengajukan usulan, pendapat dan segala rencana dalam upaya pengembangan usaha dan penciptaan uaha baru.
• b) Hubungan kerja kebawah, dengan seluruh jajaran pengelola untuk melakukan kegiatan mengatur, membina dan memberikan bimbingan dan pengawasan dalam upaya melaksanakan seluruh kebijaksanaan Pengurus dan Pengawas.
• c) Secara horisontal mengadakan hubungan kerja dengan seluruh jajaran manajer setingkat Pengelola.

2) Tata Kerja Manajer :

• a) Manajer dapat menghadiri Rapat Anggota, Rapat Pengurus dan Rapat Gabungan,
• b)  Manajer membantu Sekretaris dalam menyiapkan bahan-bahan yang dibahas dalam Rapat,
• c)  Manajer membantu mencatat seluruh keputusan atau kebijaksanaan yang diambil dalam rapat dan merahasiakannya,
• d) Manajer mengatur pelaksanaan kegiatan usaha operasional atas keputusan yang telah ditetapkan dalam rapat,
• e) Manajer melaporkan seluruh pelaksanaan tugas kepada Pengurus,
• f) Manajer bertanggungjawab atas seluruh pelaksanaan tugas.
•  

3) Unit-Unit kerja tingkat pelaksana, terdiri dari :

• a) Bagian Sekretariat
• b) Bagian Keuangan
• c) Bagian Administrasi
• d) Unit-Unit Usaha Produktif

Prosedur dan uraian tugas pelaksana/karyawan diatur dalam ketentuan tersendiri, agar tdak tumpang tindih dengan uraian tugas Pengurus maupun Pengawas.

(Sumber : http://arievaldo.wordpress.com/2011/10/03/pengertian-tujuan-dan-prinsip-prinsip-koperasi/)

(Sumber : Ekonomi Jilid 3 Alam S.)